Veranstaltung bei der Zentralen Veranstaltungskoordination und den Bezirksämtern anzeigen

Das Büro für Zentrale Veranstaltungskoordination und Veranstaltungssicherheit (ZVK) begleitet Veranstaltungen in den Stadtbezirken Mitte, Schildesche, Stieghorst, Dornberg und Gadderbaum als einheitliche Anlaufstelle für Veranstalter. Die Bezirksämter sind für die jeweiligen Stadtbezirke zuständig.

Dabei dienen ZVK und Bezirksämter als erster Ansprechpartner, bündeln Informationen und stimmen notwendige Anträge und Stellungnahmen mit weiteren städtischen und externen Dienststellen ab.

Weitergehende Informationen finden Sie auf www.bielefeld.de/veranstaltungskoordination.

Der Erfassungsbogen kann unabhängig vom Stadtbezirk genutzt werden.

Folgende Informationen benötigen Sie, um das Online-Formular auszufüllen:

• Persönliche Daten des Veranstalters/ der Veranstalterin
• Allgemeine Angaben zur Veranstaltung
  - Kurze Beschreibung der Veranstaltung
  - Maximale Anzahl der zeitgleich anwesenden Personen
• Angaben zum Veranstaltungsort
  - Adresse/ Platz
  - Art der Fläche (öffentlich/ privat)
  - Größe der Fläche
  - Straßensperrungen und sonstige Auswirkungen auf Straßen, Wegen und Plätzen
• Angaben zu Aufbauten und baulichen Anlagen
  - Art der Bauten/ Anlagen
  - Maße der Bauten/ Anlagen
• Ausstattung der Veranstaltung (z. B. Angaben zu Beschallungszeiten)

Folgende Unterlagen benötigen Sie, um das Online-Formular auszufüllen (maximal 25 MB pro Anlage):

Vorläufige Aufbaupläne (inkl. Größenangaben der Stände, Zelte oder Buden oder dergleichen), Abstände zu bestehenden Gebäuden sind darzustellen, Notausgänge, Standorte von Feuerlöschern sowie Fluchtwege, Feuerwehrzufahrten und Aufstellflächen sind kenntlich zu machen im Maßstab 1:500.

Wenn Sie noch keine maßstabsgerechten Pläne vorliegen haben, nutzen Sie bitte den Online-Kartendienst der Stadt Bielefeld (www.stadtplan.bielefeld.de). Eine Erläuterung der Funktionen finden Sie unter dem Symbol "Werkzeuge" und "Hilfe starten".

Vor der Detailplanung der Veranstaltung und Übermittlung der Informationen zur Veranstaltung sollte sichergestellt werden, dass die Veranstaltungsfläche für den geplanten Termin zur Verfügung steht.

Eine Übersicht einiger üblicher Veranstaltungsflächen mit den dazugehörigen Ansprechpersonen finden Sie auf www.bielefeld.de/veranstaltungskoordination.
Die Ansprechperson können Sie auch gerne bei der ZVK erfragen.

Um den Erfassungsbogen ausfüllen zu können, benötigen Sie die Bund ID. Hier reicht die Anmeldefunktion über Benutzername und Passwort aus.
Bitte nutzen Sie die Anmeldung über die Bund ID auch als Vertreter einer juristischen Person. Bei der Registrierung können die dienstlichen Kontaktdaten angegeben werden.

Als erste Informationsübermittlung steht ein Fragebogen zur Veranstaltung zur Verfügung. Nachdem Sie den Erfassungsbogen ausgefüllt haben, wird eine Gefahrenanalyse durchgeführt und Genehmigungserfordernisse ermittelt. Sie bekommen innerhalb der nächsten zwei Wochen eine Rückmeldung mit der Information über erforderliche Anträge und etwaiger weiterer Anforderungen für Ihre Veranstaltung.

Die Informationen können auch schriftlich im Rahmen einer Vorsprache nach vorheriger Terminvereinbarung oder per Post eingereicht werden.

Wenn bereits eine gleichartige Veranstaltung (z.B. im Vorjahr) über den Erfassungsbogen eingereicht wurde, kann über einen Link im Postfach des Serviceportals auf die Daten des Vorjahres zurückgegriffen werden und der Erfassungsbogen ist bereits vorausgefüllt.

Sie erhalten innerhalb von zwei Wochen eine Rückmeldung, welche Anträge zu stellen sind und welche weiteren Aspekte Sie bei der Planung der Veranstaltung beachten müssen.

Die Informationen zur geplanten Veranstaltung sollten ca. zwei Monate vor Veranstaltungsbeginn vorliegen.

Ist bereits bekannt, dass ein Sicherheitskonzept erforderlich ist, sollten die Informationen ca. sechs Monate vorher vorliegen.